WMS para la gestión y administración de almacenes y depósitos

Por: Ezequiel Catino, Gerente General de Twins Informática
Foto: Banco de imágenes

El uso eficiente de los almacenes y espacios para albergar mercaderías debe ser estudiado en profundidad, aplicando el conocimiento adecuado sobre el manejo del área. Teniendo en cuenta sus dimensiones físicas y flujo, debemos diseñar también nuestros procesos para que la rotación del inventario sea lo más alta posible y poder reducir las existencias físicas.

Para obtener una gestión eficiente de los almacenes, con alto rendimiento, calidad en el servicio y reducción de los costos operativos, recomendamos implementar WMS (Warehouse Management System).

UnWarehouse Management System es un sistema informático que da soporte a toda planta de producción (tanto propias como “prestador” de operaciones logísticas para otras plantas) en la gestión de cualquier actividad relacionada con almacenamiento, sea de productos terminados, de materias primas o cualquier otro tipo de materiales y depósitos de existencias para su custodia o posterior desecho. Este tipo de sistema puede ser un módulo adicional o embebido en el sistema total de gestión y trazabilidad. 

Un WMS posee dos mecanismos básicos de optimización: uno es el dedicado a optimizar el espacio de almacenaje (mediante una adecuada gestión de ubicaciones) y el otro destinado a mejorar los movimientos o flujos de material, ya sean realizados por máquinas o por personas.

En este último caso, se suele integrar mecanismos de “cross docking” para tratar aquellos casos en los que el material pasa por el almacén tan sólo para el proceso de distribución, con lo que no se almacena, sino que simplemente se distribuye, asignando automáticamente el material recibido de los proveedores a los pedidos de los clientes.

“Un Warehouse Management System es un sistema informático que da soporte a toda planta de producción en la gestión de cualquier actividad relacionada con almacenamiento”

Los procesos de gestión de almacenes contemplan: 

• • Recepción e inspección de mercadería, por el que se debe comprobar y registrar la entrada de las mercaderías y su estado.
• • Control de calidad con análisis asociados a lotes, unidades o pallets según sea requerido.
• • Desarmar los pallets y posterior almacenamiento de la mercadería: en caso de que sea necesario se separan paquetes o cajas recibidos y se coloca la mercadería entrante en su ubicación correcta dentro del almacén.
• • Preparación de pedidos (picking): se agrupa la mercadería para preparar su salida en función de los pedidos recibidos o las órdenes de producción.
• • Empaquetado y etiquetado (packing y labeling): es una parte esencial del proceso productivo en la industria actual. Se agrupan los materiales o insumos para armar un pedido y se concentran para proceder a su etiquetado. La etiqueta debe disponer de toda la información necesaria para una correcta identificación y transporte. 
• • Entrega y envío: una vez que todo está preparado, se procede a la entrega de la mercadería al transportista, con la documentación requerida para su distribución o entrega.
• • Control: Procesos internos como la reubicación de las mercaderías en el propio almacén o la realización de inventarios periódicos.

“El objetivo de un WMS es optimizar recursos, tiempo, espacio, procesos y reducir costos”

Las principales funcionalidades que debe aportar un sistema informático WMS son:

1. Gestión de tareas de los operadores y recursos utilizados: organiza todo el trabajo a realizar por el personal del almacén, dando prioridad a las tareas más importantes, diferenciando por perfiles y zonas de trabajo.

2. Diseño del almacén: definición de la estructura o arquitectura de almacenes, según el tipo y función de las empresas y de las áreas de trabajo.

- Configuración del espacio y de las ubicaciones dentro del almacén, según las características de cada emplazamiento y de cada producto: peso, volumen, rotación, necesidades de conservación y la caducidad de las mercaderías, son claves a la hora de definir la mejor ubicación. 

- Sectores de ubicación del almacén, de acuerdo con las necesidades de almacenamiento, o según la organización de las operaciones, de tal manera que los materiales que se van a preparar juntos estén ubicados de tal modo que se eviten desplazamientos innecesarios.

3. Agrupaciones logísticas: embalaje de cada producto para su óptimo manejo. Definir envase o empaquetado (primario o secundario); agrupaciones en pallets. Realizar la gestión del etiquetado para tener control sobre el contenido y su ubicación exacta.

4. Asesorar y acompañar en entradas y salidas: a fin de optimizar las instalaciones del almacén es importante tener el asesoramiento de un especialista, dado que cuenta con experiencia suficiente y maneja los cálculos de algoritmos de entrada y salida. Otro punto relevante de este apartado es el de evitar entregas solapadas en los mismos muelles o playas y la descoordinación en la entrada y salida de material que retrase su almacenaje o desplazamientos innecesarios.

5. Operaciones de cross-docking: implementar WMS ayuda al manejo y administración de las mercaderías en diferentes ubicaciones, para evitar el almacenamiento innecesario. En algunos casos la mercadería pasa únicamente por el almacén para el proceso de distribución y logística. Se dice entonces que la mercadería está en tránsito.

6. Control de la recepción de mercadería: se refiere a los procesos de recepción de contenedores, pallets, bultos y paquetes, identificados o sin identificar, que se gestionarán según los criterios definidos en el punto anterior, guardando siempre los procesos de control de calidad.

Cómo ayuda un WMS a organizar tu almacén

El objetivo es optimizar recursos, tiempo, espacio, procesos y reducir costos. Sus principales características son:

• • Optimiza el espacio de acuerdo con lo que va a contener. Con el WMS podemos reubicar la mercadería de su lugar de referencia a otro, sin correr el riesgo de extraviarla.
• • Maneja de manera aleatoria o planificada la ubicación de la mercadería de acuerdo con su familia.
• • Nos proporciona información que nos ayuda a la gestión de las ubicaciones que debemos aplicar a cada familia de mercadería.
• • Se puede configurar para que, respetando la gestión programada (ubicaciones fijas) para cada familia, se dé prioridad al máximo aprovechamiento del espacio disponible. El WMS permitirá utilizar esas ubicaciones fijas, en el caso de ser necesarias, si las mismas se encuentran vacías, tanto para la misma familia de mercaderías como para otra.
• • Otra gran ventaja que nos otorga el sistema es la versatilidad en cuanto a la posibilidad de utilizar varios tipos de estanterías (estanterías dinámicas combinadas con estanterías convencionales; estanterías compactas, apilamientos, sistemas automatizados con estanterías de picking convencional o de roldanas). Ofrece también la posibilidad de cambiar en cualquier momento tanto el tipo de estantería como el de gestión para cada ubicación. 
• • Los puntos de control del WMS en el proceso de inventario y en el resto de los procesos, (recuentos automáticos y periódicos o la lectura obligatoria del código de barras o número de serie del producto, por ejemplo), garantizan que las unidades que refleja el WMS son las mismas que las que tenemos en el almacén físico. El error, de producirse, se detecta en tiempo real, lo que evita que repercuta en el cliente y nos da tiempo de reacción para realizar un recuento físico, asegurarnos de la magnitud del error y solucionarlo.
• • Con un WMS el ahorro de tiempo en el aprendizaje y entrenamiento de un operador en un almacén es sustancial, y como resultado contar con que sea más eficiente y fiable, que si el almacén estuviera sometido al manejo tradicional de sus operaciones.

Más información:
https://twins.com.ar/